Pentingnya Manajemen Sistem Informasi dalam Knowledge Management
Hallo, perkenalkan nama saya Dhea Adinda Purnomo jurusan Teknologi Pendidikan 2018 di Universitas Negeri Jakarta. Kali ini kita akan sama-sama belajar tentang Manajemen Sistem Informasi dalam Knowledge Management.
Dalam sebuah perusahaan/organisasi/lembaga Knowledge Management sangatlah penting guna perkembangan pada organisasi tersebut. Karena sejatinya dengan Knowledge Management organisasi akan terus belajar dan mengevaluasi diri untuk menjadi lebih baik. Lalu apa hubungannya dengan Manajemen Sistem Informasi? Yuk kita bahas!!!
DEFINISI MANAJEMEN SISTEM INFORMASI DAN KNOWLEDGE MANAGEMENT
Menurut James A.F Stoner Manajemen Sistem Informasi merupakan satu metode yang resmi yang digunakan untuk menjamin ketersediaan informasi yang tepat dan akurat serta up to date. Agar bisa segera digunakan oleh manajemen dalam melakukan analisis dan pengambilan keputusan. Diharapkan dengan sistem ini akan terjadi proses manajemen di dalam sebuah perusahaan yang berjalan lebih efektif
Sedangkan menurut Mc Ledo pengertian sistem informasi manajemen adalah suatu proses manajemen yang di dalamnya terdapat sistem dengan kemampuan serupa otak komputer yang salah satu kemampuannya adalah menjamin ketersediaan data informasi untuk pengguna dalam satu kebutuhan yang sama.
Jadi, Manajemen Sistem Informasi adalah sekelompok proses dimana data diperoleh, dianalisa dan ditampilkan dengan cara yang berguna untuk tujuan pengambilan keputusan dengan begitu manajemen sistem informasi dapat membantu suatu perusahaan/organisasi/lembaga secara efektif dan efisien.
Lalu, setelah kalian sudah mengetahui definisi dari Manajemen Sistem Informasi berikutnya kalian harus mengetahui apa itu Knowledge Management?
Menurut Turban (2008:390) mendefinisikan knowledge management sebagai sebuah proses yang membantu perusahaan mengidentifikasi, memilih, mengorganisasikan, menyebarkan, dan mentransfer informasi dan keahlian yang merupakan bagian dari memori perusahaan dan biasanya berada di dalam perusahaan dalam bentuk tidak terstruktur.
Menurut Chen et al (2010), menekankan bahwa knowledge management adalah proses aktivitas manusia yang berhubungan dengan pengetahuan, namun tidak berurusan dengan sifat istimewa dari berbagai jenis pengetahuan, atau relative pentingnya pengetahuan yang berbeda dalam suatu organisasi. Menjaga keseimbangan pengetahuan yang berbeda dalam suatu organisasi. Menjaga keseimbangan pengetahuan yang berbeda dalam suatu organisasi sangatlah penting
Dengan begitu knowledge management (KM) dapat disimpulkan adalah mengatur pengetahuan yang ada dalam perusahaan/organisasi/lembaga sehingga menjadi sebuah informasi yang berguna untuk inovasi dan juga evaluasi terhadap perusahaan/organisasi/lembaga tersebut. Selanjutnya kita pelajari lebih jauh yuk tentang KM ini!
UNSUR-UNSUR KNOWLEDGE MANAGEMENT
Unsur-unsur ini menjadi pendukung agar terciptanya Knowledge Management. Nah, apa saja ya unsur-unsurnya? Berikut unsur-unsur dalam Knowledge Management, yaitu : Orang (People), Teknologi (Technology), dan Proses (Processes).
- Orang (People) : merupakan bentuk dasar untuk membentuk pengetahuan baru. Tanpa ada orang tidak akan ada pengetahuan. Maka dari itu, unsur orang disini sangatlah penting.
- Teknologi (Technology) : merupakan infrastruktur teknologi yang standar, konsisten, dan dapat diandalkan dalam mendukung alat-alat perusahaan.
- Proses (Processes) : merupakan sebuah alur yang terdiri dari menangkap, menyaring, mengesahkan, mentransformasikan, dan menyebarkan pengetahuan ke seluruh bagian dalam organisasi dilengkapi dengan prosedur dan proses tertentu.
BENTUK PENGETAHUAN
Bentuk pengetahuan ada 2 yaitu Tacit Knowledge dan Explicit Knowledge:
1. Tacit Knowledge (Pengetahuan Tersembunyi)
Tacit knowledge adalah pengetahuan yang ada dalam kepala manusia. Bersifat personal, prosedural, kacau, soft (lunak), tersimpan di otak, informal, dan biasanya tentang kecakapan atau keterampilan. Tacit merupakan pengetahuan yang diperoleh dari individu (perorangan) yang pengembangannya melalui pengalaman yang sulit untuk diformulasikan dan dikomunikasikan. (Nonaka dan Takeuchi, 1995)
2. Explicit Knowledge (Pengetahuan Nyata dan Tampak)
Explicit knowledge adalah pengetahuan manusia yang berada di luar kepala. Pengetahuan explicit merupakan hal yang mudah dikomunikasikan dan dibagi bersifat formal dan sistematis, penerapan pengetahuan explicit akan lebih mudah karena pengetahuannya atau pernyataan yang ada telah didokumentasikan dalam bentuk tulisan Bentuk explicit knowledge antara lain dokumen, buku jurnal dan lain-lain. Sifat dari explicit knowledge adalah tercetak dalam kode kode, deklaratif, formal dan hard (keras) (Nonaka dan Takeuchi, 1995)
Dari kedua objek pengetahuan dalam knowledge management tersebut, yang paling sulit untuk dibagikan adalah tacit knowledge. Oleh karna itu maka knowledge sharing menjadi sangat penting,
FUNGSI KNOWLEDGE MANAGEMENT
Knowledge management berfungsi sebagai pendekatan yang terencana dan juga sistematis agar menjamin penerapan pengetahuan organisasi yang baik. Sekaligus meningkatkan gagasan, inovasi, pemikiran, kompetensi dan keahlian. Dengan begitu organisasi bisa berjalan lebih terarah, efektif dan efisien
MANFAAT KNOWLEDGE MANAGEMENT
Dibawah ini merupakan manfaat dari Knowledge Management :
Menurut Chase International Survey (Widayana, 2005, p.21) ada beberapa manfaat knowledge management dalam perusahaan, di antaranya adalah:
1. Meningkatkan Pengambilan Keputusan
Artinya dengan jelas bahwa setiap keputusan yang diambil atas dasar informasi dan pengalaman yang ditinjau dari berbagai aspek. Misal: Knowledge sharing yang selalu membahas dinamika pasar dan tuntutan kebutuhan pelanggan, membuat perusahaan selalu berorientasi untuk menjual apa yang benar — benar disukai dan dibutuhkan oleh pasar.
2. Meningkatkan Respon Terhadap Pelanggan
Selanjutnya, orientasi dan respon terhadap pelanggan tidak lagi hanya menjadi tanggung jawab pemasaran dan costumer service, namun menjadi bagian dari seluruh organisasi.
3. Meningkatkan Efisiensi Cara Kerja Dan Proses
Efisiensi cara kerja dan proses yang selalu dievaluasi akan membuat organisasi dapat bekerja lebih cerdas dalam memanfaatkan seluruh sumber daya yang ada dari waktu ke waktu.
4. Meningkatkan Jumlah Produk Atau Jasa, Dan Meningkatkan Kemampuan Dalam Berinovasi
Selain itu, produk dan jasa yang melebihi harapan pelanggan dapat lebih mudah dan cepat untuk di ciptakan. Maka dari itu timbul sebuah inovasi. Inovasi tidak lagi hanya menjadi tanggung jawab bagian penelitian dan pengembangan, tetapi melainkan semua orang atau kelompok dalam organisasi.
MODEL KNOWLEDGE MANAGEMENT
Ada beberapa model KM, nah kali ini kita akan menggunakan model SECI (Nonaka dan Takeuci).
Model SECI (Nonaka dan Takeuchi)
Menurut Nonaka & Takeuchi yang dikutip oleh Dalkir (2011, p64), proses penciptaan knowledge suatu perusahaan terjadi karena adanya konversi antara tacit knowledge dan explicit knowledge, melalui proses sosialisasi, eksternalisasi, kombinasi, dan internalisasi.
a. Sosialization/sosialisasi (tacit to tacit)
Sosialisasi adalah sharing pengetahuan tacit (tersirat) antar individu melalui aktivitas bersama, atau kedekatan fisik. Sosialisasi pengetahuan terjadi saat seseorang yang dianggap mampu dan mahir berupaya mengeluarkan isi pikirannya dalam bentuk nyata, dapat diterima oleh indra orang lain.
b. Externalization/eksternalisasi (tacit to explicit)
Eksternalisasi adalah ekspresi pengetahuan tersirat menjadi bentuk yang dapat dipahami oleh banyak orang (public). Eksternalisasi sering disebut sebagai upaya untuk menciptakan konsep pengetahuan.
c. Combination/kombinasi (explicit to explicit)
Kombinasi adalah konversi pengetahuan eksplisit (tersurat) ke dalam pengetahuan eksplisit lain yang lebih kompleks: komunikasi, penyebaran, sistemisasi pengetahuan eksplisit. Bentuk dan medianya bisa macam-macam, seperti tulisan yang dibuat dalam buku, posting di web, majalah, dll.
d. Internalization/internalisasi (explicit to tacit)
Internalisasi adalah konversi pengetahuan yang sudah terinternalisasi menjadi pengetahuan tacit pada diri individu atau skala organisasi. Penerapan dari pengetahuan explicit ke dalam tindakan, praktik dan inisiatif-inisiatif strategis lainnya.
Hubungan Knowledge Management dengan Manajemen Sistem Informasi
Nah, kalian sudah paham tentang Knowledge Management kan? Lalu, apa sih hubungannya dengan Manajemen Sistem Infomasi? Jadi, MSI itu berguna untuk mengatur KM yang sudah ada pada suatu organisasi agar tersistem lebih rapi dan berada ditempat yang sama. Dengan begitu maka akan memudahkan proses penyebaran KM dan juga bisa lebih dimanfaatkan oleh seluruh bagian perusahaan.
Demikian artikel ini saya buat guna menyelesaikan tugas mata kuliah Manajemen Sistem Informasi yang diampu oleh Bapak Kunto Imbar Nursetyo, M.Pd.